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Índice
Introducción
En este artículo hablaremos sobre la elaboración de presupuestos para micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), un tema de gran importancia para los emprendedores y empresarios que buscan controlar sus finanzas y aumentar la rentabilidad de sus negocios.
En este artículo resolveremos las principales incógnitas que enfrentan los usuarios que desean conocer cómo elaborar un presupuesto para su MIPYME, ya sea porque están comenzando su emprendimiento o porque desean ofrecer servicios de asesoría financiera a sus clientes.
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Además, al finalizar el artículo te ofreceremos una guía gratis que te ayudará a implementar los conocimientos adquiridos de manera práctica en tu MIPYME.
En este artículo hablaremos sobre la importancia del presupuesto en las MIPYMES, los pasos para su elaboración, ejemplos prácticos, herramientas útiles y consejos para su implementación. ¡Comencemos!
¿Por qué es importante elaborar el presupuesto de una mipyme?
Un presupuesto es una herramienta vital para cualquier mipyme, ya que permite planificar y controlar las finanzas de la empresa de manera efectiva. Al tener una visión clara de los ingresos y gastos futuros, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre cómo asignar los recursos de la empresa.
Las mipymes que no tienen un presupuesto pueden encontrarse en situaciones difíciles como no poder pagar a sus empleados, no poder hacer frente a sus deudas o incluso tener que cerrar su negocio debido a una mala gestión financiera. Por otro lado, una mipyme que cuenta con un presupuesto sólido puede hacer inversiones y tomar decisiones financieras de manera inteligente y estratégica, lo que les permitirá crecer y expandirse en el mercado.
¿Cómo elaborar el presupuesto de una mipyme?
Paso 1: Definición de los objetivos
El primer paso para elaborar un presupuesto en una mipyme es definir los objetivos que se quieren alcanzar. Estos objetivos pueden ser aumentar las ventas, reducir costos, expandir la empresa, entre otros. Es importante que estos objetivos sean claros, realistas y específicos.
Paso 2: Identificación de los ingresos
Una vez que se han definido los objetivos, es necesario identificar los ingresos que generará la mipyme en un período determinado. Estos ingresos pueden provenir de ventas de productos o servicios, inversiones, entre otros. Es importante ser realista y considerar todas las fuentes de ingresos.
Paso 3: Identificación de los costos variables
Los costos variables son aquellos que cambian en función del nivel de producción o ventas de la mipyme. Algunos ejemplos de costos variables pueden ser la materia prima, los insumos, los costos de producción, entre otros. Es importante identificar estos costos para poder calcular el margen de contribución y el punto de equilibrio.
Paso 4: Identificación de los costos fijos
Los costos fijos son aquellos que no cambian en función del nivel de producción o ventas de la mipyme. Algunos ejemplos de costos fijos pueden ser el alquiler, la nómina de empleados, los gastos generales, entre otros. Es importante identificar estos costos para poder calcular el punto de equilibrio y el margen de contribución.
Paso 5: Cálculo del punto de equilibrio
El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el cual los ingresos son iguales a los costos totales de la mipyme. Es importante calcular este punto para saber cuál es el nivel mínimo de ventas que se necesitan para cubrir los costos fijos y variables.
Paso 6: Proyección de los estados financieros
Una vez que se han identificado los ingresos y costos, y se ha calculado el punto de equilibrio, es necesario proyectar los estados financieros de la mipyme. Estos estados financieros pueden ser el estado de resultados, el balance general y el flujo de efectivo. Es importante proyectar estos estados financieros para conocer la viabilidad financiera de la mipyme y poder tomar decisiones informadas.
Ejemplo práctico de elaboración de un presupuesto en una mipyme
A continuación, se presenta un ejemplo práctico de elaboración de un presupuesto en una mipyme:
Supongamos que una mipyme que se dedica a la venta de productos de limpieza quiere elaborar un presupuesto para el año 2024. Los objetivos que se han definido son aumentar las ventas en un 10%, reducir los costos en un 5% y expandir la empresa a nuevos mercados.
Para identificar los ingresos, se ha proyectado una venta de 100.000 unidades de productos de limpieza a un precio de venta promedio de $10. Esto significa que los ingresos serán de $1.000.000,00
Para identificar los costos variables, se ha calculado que cada unidad de producto de limpieza tiene un costo de producción de $5,00 Por lo tanto, los costos variables serán de $500.000,00
Para identificar los costos variables, es necesario tener en cuenta aquellos gastos que varían en función de la producción o venta de productos o servicios, como la materia prima, los envases o la energía. En cambio, los costos fijos son aquellos que se mantienen constantes independientemente del nivel de producción o venta, como los gastos de alquiler, seguros, nóminas, y otros.
Una vez que se han identificado todos los costos, se puede proceder al cálculo del punto de equilibrio, que es aquel nivel de ventas necesario para cubrir todos los costos y gastos fijos. Esto es esencial para determinar el umbral de rentabilidad de la mipyme y para establecer objetivos realistas.
El siguiente paso es proyectar los estados financieros, lo que permite anticipar la evolución de la mipyme en el futuro, y comparar los resultados con el presupuesto inicialmente establecido. Esta proyección debe ser realista y tener en cuenta los posibles riesgos y oportunidades que puedan surgir.
Para ilustrar estos conceptos, veamos paso a paso, otro ejemplo práctico de elaboración de un presupuesto, en este caso en una mipyme que se dedica a la producción y venta de setas ostra.
Paso 1: Definición de los objetivos
El objetivo de la mipyme es aumentar las ventas de setas ostra en un 20% en los próximos seis meses.
Paso 2: Identificación de los ingresos
La mipyme vende sus setas ostra a un precio de 10 dólares por kilogramo. La capacidad productiva actual es de 500 kilogramos al mes. Por lo tanto, los ingresos mensuales se calculan multiplicando el precio de venta por la cantidad producida: 10 dólares x 500 kilogramos = 5.000 dólares al mes.
Paso 3: Identificación de los costos variables
Los costos variables en la producción de setas ostra incluyen la compra de materia prima, la energía eléctrica y los gastos de transporte. En este caso, el costo de la materia prima es de 3 dólares por kilogramo y se necesitan 300 kilogramos al mes para producir 500 kilogramos de setas ostra. El costo total de la materia prima es de 900 dólares al mes. El costo de la energía eléctrica es de 200 dólares al mes y el gasto de transporte es de 100 dólares al mes. Por lo tanto, los costos variables totales son de 1.200 dólares al mes.
Paso 4: Identificación de los costos fijos
Los costos fijos incluyen el alquiler de la instalación, los salarios del personal, los gastos de marketing y los seguros. El alquiler de la instalación es de 1.000 dólares al mes, los salarios del personal son de 1.500 dólares al mes, los gastos de marketing son de 500 dólares al mes y los seguros son de 100 dólares al mes. Por lo tanto, los costos fijos totales son de 3.100 dólares al mes.
Paso 5: Cálculo del punto de equilibrio
El punto de equilibrio se refiere al nivel de ventas en el que los ingresos son iguales a los costos totales. El cálculo del punto de equilibrio se realiza dividiendo los costos fijos totales por la diferencia entre el precio de venta y los costos variables por unidad. En este caso, el cálculo es el siguiente:
Punto de equilibrio = 3.100 / (10 – 3) = 442,86 kilogramos
Por lo tanto, la mipyme necesita vender al menos 442,86 kilogramos de setas ostra al mes para cubrir sus costos fijos.
Paso 6: Proyección de los estados financieros
Una vez identificados los ingresos y los costos, se pueden proyectar los estados financieros de la mipyme. En este caso, se espera que los ingresos aumenten en un 20% en los próximos seis meses, lo que significa que los ingresos mensuales serán de 6.000 dólares.
Los costos variables se mantendrán constantes en 1.200 dólares al mes. Los costos fijos también se mantendrán constantes en 3.000 dólares al mes, que corresponden al alquiler del local y los gastos generales. Con esta información, podemos calcular el punto de equilibrio de la empresa, es decir, el nivel de ventas que se necesita para cubrir todos los costos y no tener ni pérdidas ni ganancias.
Para calcular el punto de equilibrio, podemos utilizar la siguiente fórmula:
Punto de equilibrio = (Costos fijos + Utilidad deseada) / (Precio de venta unitario – Costo variable unitario)
En nuestro ejemplo, supongamos que la empresa desea obtener una utilidad del 20% sobre las ventas. Entonces, el punto de equilibrio sería:
Punto de equilibrio = (3.000 + (0,2 x 6.000)) / (6 – 4) Punto de equilibrio = 5.500 dólares
Esto significa que la empresa necesita vender setas ostra por un valor de 5.500 dólares al mes para cubrir todos sus costos y obtener una utilidad del 20%.
Una vez que hemos calculado el punto de equilibrio, podemos proyectar los estados financieros de la empresa para el siguiente año. Para ello, podemos utilizar una hoja de cálculo y seguir los siguientes pasos:
- Registrar las ventas mensuales estimadas para el siguiente año.
- Calcular los costos variables correspondientes a las ventas estimadas.
- Calcular los costos fijos mensuales.
- Calcular la utilidad bruta de cada mes (ventas – costos variables).
- Calcular los gastos generales de cada mes.
- Calcular la utilidad operativa de cada mes (utilidad bruta – gastos generales).
- Calcular la utilidad neta de cada mes (utilidad operativa – impuestos).
- Proyectar el balance general y el estado de resultados para el siguiente año.
Siguiendo estos pasos, podemos obtener una proyección financiera realista de la empresa para el siguiente año, lo que nos permitirá tomar decisiones informadas sobre su operación y crecimiento.
Herramientas para elaborar un presupuesto en una mipyme
Para elaborar un presupuesto en una mipyme existen diversas herramientas que pueden ser utilizadas, algunas de las más comunes son:
- Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo como Excel son una herramienta muy útil para elaborar presupuestos en una mipyme, ya que permiten hacer cálculos complejos y automatizar procesos. Además, son fáciles de usar y permiten la creación de gráficos para visualizar mejor la información.
- Software especializado: Existen varios softwares especializados en presupuestos que pueden ser utilizados para hacer la tarea más fácil y eficiente. Algunos de los más populares son Quickbooks, Sage y FreshBooks.
- Plantillas de presupuesto: Las plantillas de presupuesto son un recurso útil para aquellas mipymes que quieren elaborar un presupuesto de manera rápida y sencilla. Existen diversas plantillas disponibles en línea que pueden ser descargadas de forma gratuita.
Ventajas y desventajas de cada herramienta
Cada herramienta tiene sus propias ventajas y desventajas, aquí se presentan algunas de ellas:
- Hojas de cálculo: La ventaja de las hojas de cálculo es que son muy flexibles y permiten hacer cálculos complejos. Además, son fáciles de usar y muchas personas ya están familiarizadas con ellas. Por otro lado, las hojas de cálculo pueden ser propensas a errores si no se utilizan correctamente, lo que puede llevar a resultados inexactos.
- Software especializado: La ventaja de utilizar un software especializado es que está diseñado específicamente para la elaboración de presupuestos, por lo que es más fácil de usar y menos propenso a errores que las hojas de cálculo. Además, muchos de estos softwares tienen funciones adicionales que permiten la gestión de las finanzas de la mipyme. Por otro lado, el costo de adquirir un software especializado puede ser alto y puede ser necesario capacitar a los empleados en su uso.
- Plantillas de presupuesto: La ventaja de las plantillas de presupuesto es que son fáciles de usar y permiten la elaboración de un presupuesto de manera rápida. Además, muchas plantillas ya incluyen fórmulas y cálculos preestablecidos, lo que reduce la posibilidad de errores. Por otro lado, las plantillas de presupuesto pueden ser menos flexibles que las hojas de cálculo y pueden no adaptarse a las necesidades específicas de la mipyme.
Errores comunes al elaborar un presupuesto en una mipyme
Identificación de los errores más comunes:
La elaboración de un presupuesto es una tarea compleja y es común que las mipymes cometan errores al realizarla. A continuación, se presentan algunos de los errores más comunes:
1. No tener en cuenta los costos ocultos: Las mipymes pueden olvidar considerar algunos costos ocultos, como los costos de marketing, los costos de mantenimiento de equipos, los costos de seguro y otros gastos que no son obvios.
2. No realizar proyecciones realistas: Es común que las mipymes tengan una visión optimista de sus ventas y ganancias, lo que resulta en proyecciones poco realistas. Esto puede llevar a la sobreestimación de los ingresos y a la subestimación de los costos.
3. No incluir gastos imprevistos: Las mipymes pueden olvidar considerar gastos imprevistos que pueden surgir en el futuro, como reparaciones de equipos, multas, entre otros.
4. No actualizar el presupuesto regularmente: Las mipymes deben actualizar su presupuesto regularmente, ya que las condiciones económicas y de mercado cambian constantemente. Si no actualizan su presupuesto, pueden terminar tomando decisiones basadas en información obsoleta.
Consecuencias de estos errores:
Los errores mencionados anteriormente pueden tener graves consecuencias para una mipyme. Por ejemplo:
1. Pérdida de dinero: No tener en cuenta los costos ocultos o no realizar proyecciones realistas puede llevar a una pérdida de dinero para la mipyme.
2. Pérdida de oportunidades: Si una mipyme no incluye gastos imprevistos en su presupuesto, puede perder oportunidades de crecimiento o inversión en el futuro.
3. Toma de decisiones incorrectas: Si una mipyme no actualiza su presupuesto regularmente, puede tomar decisiones basadas en información obsoleta, lo que puede llevar a tomar decisiones incorrectas.
Consejos para evitar estos errores:
Para evitar estos errores, las mipymes pueden tomar las siguientes medidas:
1. Tener en cuenta todos los costos: Las mipymes deben identificar y considerar todos los costos relevantes al elaborar su presupuesto.
2. Realizar proyecciones realistas: Las mipymes deben basar sus proyecciones en datos históricos y en una evaluación realista de las condiciones del mercado.
3. Incluir gastos imprevistos: Las mipymes deben incluir una reserva para gastos imprevistos en su presupuesto.
4. Actualizar el presupuesto regularmente: Las mipymes deben actualizar su presupuesto regularmente para asegurarse de que esté basado en información actualizada.
Siguiendo estos consejos, las mipymes pueden evitar cometer los errores más comunes al elaborar un presupuesto y tomar decisiones financieras informadas.
¿Cómo hacer el seguimiento y control del presupuesto en una mipyme?
Una vez que se ha elaborado un presupuesto en una mipyme, es importante hacer un seguimiento y control constante de los ingresos y gastos reales para verificar si se están cumpliendo los objetivos previstos. De esta forma, se pueden identificar desviaciones y tomar medidas correctivas a tiempo para evitar que se desvíe el presupuesto.
El seguimiento y control del presupuesto permite a los propietarios y gerentes de la mipyme tomar decisiones informadas y estratégicas, como ajustar los precios de venta, reducir costos, aumentar la producción o buscar nuevas oportunidades de negocio.
Herramientas para el seguimiento y control
Existen diversas herramientas que pueden ayudar a hacer el seguimiento y control del presupuesto en una mipyme, tales como:
- Hojas de cálculo: Es posible crear una hoja de cálculo con los presupuestos y compararlos con los ingresos y gastos reales, para así hacer un seguimiento constante del presupuesto.
- Software de contabilidad: Existen diferentes programas de contabilidad que pueden ayudar a hacer el seguimiento y control del presupuesto, permitiendo la creación de reportes personalizados y la automatización de ciertas tareas.
- Aplicaciones móviles: También existen aplicaciones móviles diseñadas específicamente para hacer el seguimiento y control del presupuesto, algunas de ellas gratuitas.
Ejemplo práctico de seguimiento y control de presupuesto en una mipyme
Supongamos que la mipyme de producción y venta de setas ostra que mencionamos en el ejemplo práctico de la sección III ha elaborado un presupuesto anual y ha establecido los objetivos de ingresos y gastos. Una vez que se ha iniciado el año fiscal, se deben hacer seguimiento y control periódicos para verificar si se están cumpliendo los objetivos.
Por ejemplo, a finales del primer trimestre, se realiza una revisión de los ingresos y gastos reales, y se compara con el presupuesto previsto. Se descubre que los ingresos han sido mayores de lo previsto, pero también se han registrado gastos adicionales en la compra de materiales y suministros.
En base a esta información, los propietarios y gerentes pueden tomar decisiones informadas, tales como ajustar los precios de venta para maximizar las ganancias, o buscar proveedores más económicos para reducir los costos. También se pueden ajustar los objetivos del presupuesto en función de los resultados obtenidos y las proyecciones para el resto del año. Es importante recordar que el seguimiento y control del presupuesto debe ser constante y periódico, para asegurarse de que la mipyme está en el camino correcto para cumplir sus objetivos financieros.
Conclusiones
A lo largo de este artículo hemos visto la importancia de elaborar un presupuesto en una mipyme, así como los pasos para hacerlo, las herramientas que se pueden utilizar y los errores más comunes que se deben evitar. También hemos hablado sobre la importancia del seguimiento y control del presupuesto para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos establecidos.
Es importante tener en cuenta que elaborar un presupuesto no es algo que se deba hacer sólo una vez al año, sino que debe ser un proceso constante y dinámico, que se adapte a las necesidades y cambios en el negocio.
En resumen, el presupuesto es una herramienta fundamental para la gestión financiera de una mipyme, ya que permite planificar los ingresos y gastos, establecer objetivos y medir el desempeño del negocio. Si se hace correctamente, el presupuesto puede ayudar a la mipyme a crecer y alcanzar el éxito financiero.
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Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para usted y le haya brindado las herramientas necesarias para elaborar un presupuesto exitoso en su mipyme.
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